L’Onboarding è un processo fondamentale nell’ambito della gestione delle Risorse Umane. Si tratta, infatti, della fase di ingresso e inserimento di nuove persone assunte all’interno dell’organizzazione. È l’ultima tappa del più ampio processo di Talent Acquisition e ha un’importanza cruciale in quanto ha a che fare con l’adattamento a 360 gradi del nuovo arrivato nel contesto organizzativo.
Che cos’è l’Onboarding?
L’Onboarding è il processo di integrazione di un nuovo dipendente all’interno di un’organizzazione. Comprende un insieme di attività essenziali per facilitare l’integrazione del professionista nel contesto aziendale, permettendogli di comprendere rapidamente le dinamiche interne e le attività che dovrà svolgere.
È un percorso strategico e strutturato che necessita di un’attenta pianificazione per raggiungere i suoi scopi. L’obiettivo complessivo è, infatti, quello di creare sin da subito un’esperienza positiva per il nuovo dipendente ottimizzando i tempi necessari per raggiungere la piena produttività.
Questo processo si distingue dall’Induction che indica invece la fase di formazione di ingresso: è quindi una parte del percorso di inserimento.
Una variante dell’Onboarding è il Crossboarding. Quest’ultimo si rivolge a persone già presenti in azienda ed è implementato in caso di promozioni interne o cambi di ruolo per permettere l’adattamento alla nuova situazione lavorativa.
Come funziona il processo di inserimento?
Il processo di integrazione dei nuovi dipendenti inizia subito dopo l’accettazione dell’offerta di lavoro e può durare per più settimane e in alcuni casi anche mesi. All’interno di questo percorso è possibile distinguere quattro fasi principali:
- Pre-Onboarding: questa fase precede l’arrivo del nuovo assunto in azienda. Comprende aspetti amministrativi come l’invio di documenti da compilare e firmare, aspetti organizzativi come la preparazione degli strumenti di lavoro e aspetti comunicativi come l’invio della mail di benvenuto e la condivisione di informazioni logistiche. In questa fase possono essere già fornite informazioni sulla cultura aziendale e si possono condividere le reciproche aspettative.
- Primo giorno e prima settimana: nel corso della prima settimana si svolgono le attività principali del processo. Il primo giorno è fondamentale per creare subito un alto livello di coinvolgimento. Perciò è utile predisporre una sorta di tour esplorativo dell’azienda anche al fine di presentare il nuovo arrivato a tutti i reparti. È importante assicurarsi che il neo-assunto abbia compagnia durante la pausa pranzo se effettuata all’interno dell’azienda in modo che si senta immediatamente integrato. Nei giorni successivi si portano avanti le altre attività tra cui quelle di orientamento rispetto alla cultura e ai programmi dell’organizzazione e quelle di formazione sulle mansioni da svolgere.
- Onboarding operativo: solitamente nel corso della seconda settimana il dipendente inizia a lavorare attivamente, ricevendo una formazione più approfondita e pratica sulle mansioni quotidiane. In questa fase è possibile implementare programmi di mentoring o affiancamento con colleghi più esperti, che possano supportare il neoassunto anche nel processo di socializzazione lavorativa.
- Adattamento a lungo termine: la formazione può richiedere un periodo di tempo variabile a seconda delle caratteristiche del ruolo e dalla velocità di apprendimento. Al di là di ciò è comunque utile seguire il nuovo dipendente con un’attenzione particolare nei suoi primi mesi in azienda con feedback regolari e momenti dedicati all’analisi della sua soddisfazione.
Benefici e sfide dell’Onboarding
Il percorso di inserimento dei nuovi assunti è fondamentale per le organizzazioni. Questo processo si lega infatti a temi cruciali come l’Employee Engagement, la Talent Retention e la Gestione delle Performance. I principali benefici derivanti da un’integrazione ben strutturata ed efficace sono:
- Velocità di adattamento e maggiore produttività
- Aumento del tasso di retention dei dipendenti e riduzione dei costi di turnover
- Trasmissione e rafforzamento della cultura aziendale
- Miglioramento delle relazioni sul luogo di lavoro
L’efficacia del processo è però legata anche al modo in cui si gestiscono le sfide che questo percorso presenta. Le principali riguardano questi aspetti:
- Personalizzazione del percorso: l’Onboarding è efficace se calibrato sulle caratteristiche del neo-assunto e del suo ruolo.
- Gestione del carico di informazioni: un rischio all’interno di questo processo è l’overload informativo.
- Coinvolgimento dei team leader e dei manager: per il successo del percorso è importante che le figure di maggiore responsabilità siano presenti per contribuire alla sua formazione e incentivarne la motivazione.
- Aspetti logistici e relazionali legati al lavoro da remoto e/o a team dislocati geograficamente: la distanza fisica può rendere complessa l’organizzazione delle varie attività e può ostacolare l’integrazione personale e la costruzione di relazioni.
Conclusione
In conclusione, l’Onboarding rappresenta una fase fondamentale per il successo di un’azienda, poiché favorisce un’integrazione rapida e positiva dei nuovi dipendenti. Un processo ben strutturato non solo accelera l’adattamento al ruolo e alla cultura aziendale, ma contribuisce anche a migliorare l’engagement e la retention a lungo termine. Sebbene comporti diverse sfide, una pianificazione attenta del processo può portare significativi benefici tra cui l’ottimizzazione dei tempi necessari per raggiungere la piena produttività.
Bibliografia
- Cybellium (2024). Human Resource Management: Attracting and Retaining Talent.