Job Analysis e Job Description sono due strumenti molto importanti per chi si occupa di Risorse Umane. Permettono infatti di gestire in maniera efficiente le performance dei dipendenti e di ottimizzare il processo di ricerca di nuove figure professionali, rendendolo maggiormente allineato alle esigenze aziendali.
Che cosa sono Job Analysis e Job Description?
I due concetti sono strettamente correlati tra loro ma indicano pratiche e tappe diverse all’interno di varie attività organizzative tra cui la Talent Acquisition e la classificazione delle posizioni. Nello specifico, la Job Analysis è un processo, mentre la Job Description è il risultato che ne deriva.
La Job Analysis
La Job Analysis è un processo sistematico di raccolta e analisi delle informazioni relative a un determinato ruolo. L’obiettivo è sviluppare una conoscenza approfondita di una specifica posizione lavorativa in tutte le sue componenti:
- Qualifiche
- Compiti e mansioni svolte
- Posizione gerarchica
- Competenze, abilità e skill
- Responsabilità
- Condizioni di lavoro
La raccolta di dati e informazioni può essere effettuata attraverso varie tecniche:
- interviste con una o più persone che ricoprono la posizione con i loro responsabili;
- focus group con persone che ricoprono la posizione;
- osservazione diretta e/o videoregistrazioni dello svolgimento delle attività delle persone che ricoprono la posizione;
- somministrazione di test alle persone che svolgono il ruolo in esame;
- analisi di mansionari, manuali delle procedure, profili professionali, contratti di lavoro e altre fonti scritte.
Dopo aver effettuato l’analisi della posizione, è possibile stilare la Job Profile che a sua volta si compone di due parti: la Job Description e la Person Specification.
La Job Description
La Job Description è il primo riflesso della Job Analysis e si presenta come un documento in cui vengono descritte dettagliatamente le principali caratteristiche di una posizione. Nello specifico una Job Description è composta dalle seguenti parti:
- Titolo del lavoro (Job Title)
- Compiti e responsabilità
- Obiettivi
- Competenze principali
- Riporti gerarchici
- Salario e altri benefit
- Orario di lavoro
Person Specification
Mentre la Job Description è incentrata sulle mansioni e sulle responsabilità del ruolo in questione, la Person Specification pone l’accento sulle competenze che una persona dovrebbe possedere per poter occupare quella posizione. Si tratta quindi della definizione del profilo ideale dal punto di vista delle competenze tecniche, dell’esperienza, delle qualifiche e in particolare delle soft skills ritenute fondamentali per svolgere il ruolo.
Ambiti di applicazioni di Job Analysis e Job Description
Questi due strumenti possono essere utilizzati per diversi scopi organizzativi. Uno dei principali ambiti di applicazione è quello dell’attività di Talent Acquisition. Si può infatti procedere all’analisi e alla descrizione di una posizione lavorativa per rispondere all’esigenza dell’organizzazione di inserire una nuova persona in quel ruolo.
In questo caso la Job Analysis servirà per comprendere quali sono le caratteristiche che il candidato ideale dovrà avere per occupare quella posizione e risulterà utile solo se sviluppata a seguito dell’analisi delle esigenze aziendali.
La Job Description, invece, sarà la base su cui costruire l’annuncio di lavoro. È infatti fondamentale redigere descrizioni chiare e aggiornate per garantire un allineamento tra le aspettative dei candidati e quelle del datore di lavoro.
Un annuncio dettagliato permette ai candidati di comprendere immediatamente se la posizione corrisponde alle loro competenze e obiettivi professionali: come conseguenza, i recruiter riceveranno candidature più in linea con il profilo ideale richiesto.
Altri obiettivi
Non è però l’unica applicazione di Job Analysis e Job Description. Le organizzazioni possono ricorrere a questi strumenti anche con altri obiettivi. Ad esempio:
- valutare se le caratteristiche e le performance dei dipendenti attuali sono allineate rispetto alle esigenze dell’azienda;
- classificare le varie posizione e costruire l’organigramma dell’azienda;
- costituire una base per i programmi di formazione e sviluppo;
- costruire un mansionario aziendale con cui poter valutare in modo oggettivo ogni posizione e che possa servire da guida per i dipendenti, in particolare quelli che sono stati assunti da poco;
- mettere a punto un riferimento da utilizzare in relazione all’implementazione delle politiche salariali e alla compliance alle normative del lavoro.
Conclusione
In conclusione, Job Analysis e Job Description sono strumenti fondamentali per una gestione ottimale delle risorse umane e per il miglioramento delle performance aziendali. Mentre la Job Analysis è un processo volto a raggiungere una comprensione approfondita delle competenze e responsabilità di un ruolo, la Job Description offre una chiara rappresentazione di queste informazioni, facilitando la selezione dei candidati ideali. Entrambi i processi, inoltre, contribuiscono anche a sviluppare politiche efficaci per la formazione, la classificazione delle posizioni e la gestione delle performance.
Bibliografia
- Cortese, G., Del Carlo, A. (2017). La selezione del personale. Raffaello Cortina Editore.
- Revathy, B. (2021). Human Resource Management: Exploring the HR Concepts. Krishna Publication House.