Cos’è il Time management? Cosa significa gestire il tempo?
Il tempo rappresenta una risorsa preziosa e limitata da gestire per portare a termine adeguatamente i propri obiettivi lavorativi e non. I compiti da svolgere presentano scadenze, imprevisti e differenti modalità di esecuzione.
Per questo un’importante chiave per il successo e per il proprio benessere è il time management, ovvero quel “processo in cui si determinano le esigenze assegnando priorità e pianificando i compiti necessari per soddisfarle” (Lakein, 1973).
Quali sono le basi del Time management?
Il pilastro su cui poggia il time management è la priorità. Stabilire delle priorità aiuta a mettere in prospettiva un insieme di compiti da soddisfare, costruendo una gerarchia in cui massimizzare il tempo da dedicare alle attività prioritarie e ridurre il tempo da dedicare a quelle non prioritarie.
Questa skill va accompagnata ad altre competenze quali: definire con chiarezza i propri obiettivi; gestire i propri appuntamenti ed impegni (individuali e condivisi); gestire più attività complementari contemporaneamente; programmare il proprio tempo a livello giornaliero, settimanale, mensile o annuale; delegare compiti e attività in modo efficace; prendere decisioni in modo efficiente; analizzare i problemi e cercare una soluzione; pianificare e coordinare eventi; lavorare bene in squadra.
La soggettività del tempo
Prima di soffermarsi su alcune tecniche per migliorare la gestione del tempo, è importante sottolineare come la percezione del tempo sia un vissuto soggettivo e ogni strategia deve essere adattata al proprio modo di essere e alle proprie esigenze.
La soggettività influenza la percezione di controllo sul tempo e sulle attività che svolgiamo, il passaggio dal tempo lavorativo a quello personale, la gestione delle pause, la qualità del tempo libero, le preferenze rispetto ai compiti, i livelli di attivazione dell’organismo in determinati archi di tempo piuttosto che in altri momenti.
Questi elementi possono incidere significativamente sull’efficacia organizzativa e se non presi in considerazione possono portare a improduttività, procrastinazione, mancata integrazione tra tempo dedicato al lavoro e tempo libero, fino al cosiddetto default state ovvero, uno stato della mente non occupata da attività piacevoli o annoiata che, attraendo la nostra attenzione come una calamita sulle piccole o grandi preoccupazioni, porta a rimuginare, sottraendo altro tempo prezioso.
Le strategie di Time management
Per gestire al meglio il tempo esistono diverse strategie adattabili ai vari compiti, tra cui le seguenti.
Definire le priorità dei vari compiti da svolgere
Comprendere cosa debba essere fatto subito, cosa possa essere distribuito nella settimana o nel mese o nel giorno stesso e cosa possa essere delegato o lasciato per un altro momento è fondamentale per organizzare il tempo. A tal proposito, un ottimo modello di gestione delle priorità è la matrice di Eisenhower.
Organizzare gli appuntamenti e il tempo necessario alla loro preparazione
È utile prendersi un momento, già definito in calendario, per riordinare le idee in vista di un incontro, per non perdere in anticipo la concentrazione e arrivare preparati. Inoltre, è bene cadenzare, se possibile, gli appuntamenti in modo stabile (per es. tutti i martedì e i venerdì) per avere una continuità e una struttura dell’agenda più o meno fissa.
Condurre riunioni efficaci
Condurre riunioni che portano a risultati concreti, con l’obiettivo che esse siano veramente produttive e si chiudano con informazioni chiare. Si può ottenere questo risultato arrivando tutti pronti e informati agli incontri, definendo un ordine del giorno accurato e ben pensato, riportando la discussione sui temi in oggetto e sui passi da seguire successivamente alla riunione. Per approfondire leggi qui.
Evitare le interruzioni frequenti
Gestire le mail, senza che queste diventino fonte di distrazione. Per essere sempre aggiornati sulle novità, si tende a interrompere il proprio lavoro per visionare i messaggi arrivati nella casella elettronica. Per evitare ciò, si può decidere di stabilire i momenti e quanto dedicare alle attività per la sistemazione della propria posta elettronica e, inoltre, si possono creare dei filtri e etichette, dando una priorità ai messaggi (es.: “da fare”, “da leggere dopo”, “info”).
Usare il supporto della tecnologia
Utilizzare la tecnologia. Esistono moltissime applicazioni utili a gestire e scandire il tempo per focalizzare l’attenzione, come per esempio Forest o app che si basano sulla tecnica del pomodoro (timer per suddividere il lavoro in intervalli, tradizionalmente lunghi 25 minuti, separati da brevi pause).
Evitare distrazioni e multitasking
Dedicare tempo alle proprie attività evitando le distrazioni, soprattutto quando numerose interazioni con altri attirano spesso l’attenzione facendo perdere tempo. Trovare un luogo appropriato, spegnere le fonti tecnologiche di disturbo, concedersi un momento di raccoglimento e pianificazione potrebbe migliorare di molto le prestazioni.
Prendersi cura della propria salute fisica e mentale
La gestione del tempo viene influenzata anche dalla qualità delle nostre prestazioni. Con una buona salute fisica e psicologica si notano differenze rilevanti nella capacità di portare a termine i compiti nel miglior modo possibile.
Gestire il tempo significa organizzare le attività nel tempo che si ha a disposizione con disciplina, in base a obiettivi, necessità, motivazioni e passioni.
Un buon time management può migliorare l’efficacia e semplificare il lavoro e il raggiungimento dei risultati, aumentando la sensazione di controllo sulla propria vita, diminuendo lo stress e quindi trasmettendo agli altri un’immagine migliore di noi.
Per far ciò, come abbiamo visto, è importante comprendersi e capire come personalmente gestire al meglio il tempo, poichè ognuno personalizza la propria ricetta.
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Bibliografia
Lakein, A. (1973). How to Get Control of Your Time and Your Life. New York, NY: P.H. Wyden.
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