Le riunioni sono, probabilmente, lo strumento di gestione più potente di cui i leader dispongono per garantire il successo dell’organizzazione, in quanto consentono di collaborare, discutere e prendere rapidamente decisioni riunendo le competenze e le esperienze di un insieme di partecipanti. In particolare, a causa dei significativi cambiamenti in atto nelle modalità di svolgimento del lavoro, tra cui l’introduzione dello smart working, la capacità di gestire in maniera efficace una riunione diventa sempre più importante e non può essere sottovalutata.
In generale, se da un lato una cattiva gestione delle riunioni può generare frustrazione a causa di diversi fattori, come ad esempio l’interferenza con altri compiti più urgenti, la scelta sbagliata dei partecipanti, la conduzione errata e l’assenza di motivazione per l’incontro, dall’altro riunioni efficaci e ben condotte presentano alcuni vantaggi:
- Aumentano la velocità del business;
- Facilitano il processo decisionale;
- Rafforzano la cultura organizzativa e la leadership;
- Accelerano l’innovazione;
- Aumentano l’impegno individuale e il lavoro di squadra.
Da un punto di vista organizzativo, anche se apparentemente sembra un compito semplice, pianificare un meeting di lavoro di successo può essere una sfida ed è un qualcosa che le aziende faticano, ancora oggi, a realizzare in modo adeguato. Per organizzare una riunione efficace ci sono tre fasi da seguire:
- Pre-meeting: in questa prima fase è molto importante, innanzitutto, determinare gli obiettivi della riunione e scegliere i partecipanti da invitare: diversi tipi di riunioni avranno, infatti, obiettivi diversi, che devono essere molto chiari sin dall’inizio in modo da dare una struttura all’incontro e capire quali competenze saranno necessarie. Questo consente, poi, di selezionare quelle persone che sono maggiormente in grado di contribuire in modo significativo al raggiungimento degli obiettivi prefissati, riducendo, così, la probabilità di avere “partecipanti spettatori”.
- La riunione stessa: per condurre efficacemente una riunione serve un mediatore, una persona che identifica le questioni da affrontare, fa proseguire l’incontro, mantiene il coinvolgimento dei partecipanti e fa rispettare alcune regole (ad esempio: condividere tutte le informazioni rilevanti, progettare insieme i prossimi passi, esprimere opinioni e porre domande). Il tutto in un’ottica di raggiungimento degli obiettivi in modo efficiente.
- Post-meeting: al termine della riunione di lavoro si procede alla valutazione complessiva dell’incontro, che è, in generale, un momento utile per raccogliere i feedback e garantire che le decisioni prese si trasformino in azioni concrete.
La valutazione della riunione
Al fine di evitare quello che l’Harvard Business Review definisce “meeting madness”, ovvero il fenomeno per cui siamo assediati da troppe riunioni mal organizzate, è fondamentale valutare la nostra riunione. Questa valutazione deve avvenire in un’ottica di ottimizzazione del meeting stesso, per eliminare il senso di frustrazione derivante da riunioni poco efficaci.
In concreto, per una corretta monitorizzazione della riunione è importante:
- Decidere gli aspetti delle riunioni significativi da valutare, ossia i punti che sono importanti per giudicare se una riunione è ottimizzata o meno;
- Creare un breve questionario per affrontare i diversi argomenti, che deve essere breve e di facile risposta al fine di invogliare i partecipanti alla compilazione. Inoltre, deve contenere domande strutturate, che potrebbero consistere anche in domande brevi “si/no” del tipo:
- Nella riunione erano chiari gli obiettivi?
- Il materiale è stato organizzato bene?
- La riunione è stata costruttiva?
- Sono state concordate decisioni e azioni?
- Distribuire al termine della riunione il questionario ad ogni partecipante, tramite supporto digitale, per esempio tramite google form;
- Analizzare i risultati;
- Individuare i cambiamenti necessari da mettere in atto.
Questa procedura diventa efficace, portando a risultati concreti, se viene metabolizzata dall’impresa e diventa parte integrante dei suoi processi.
Aspetti emotivi
Nel condurre le riunioni non bisogna però limitarsi a guardare solamente alla componente di efficienza, ma anche alla sfera emotiva dei partecipanti. Come osservano Peberdy e Hammersley nel loro libro “Riunioni che servono davvero” (2013), quando i partecipanti sono connessi a livello emotivo e intellettuale, investono più tempo in attività e comportamenti finalizzati a fare la differenza, sia a livello personale che professionale. Quindi, dal momento in cui i dipendenti dedicano gran parte del loro tempo ai meeting, se si ottimizza la qualità degli incontri aumenta il loro legame mentale ed emotivo verso l’organizzazione. Contrariamente, riunioni noiose e inconcludenti rafforzano un’idea negativa dell’azienda e aumentano il senso di frustrazione personale.
Nella sfera emotiva rientra anche il modo in cui la riunione viene condotta: in quest’ottica si colloca lo studio svolto da due ricercatori americani, Garvin e Roberto (2001), che individuano due modi in cui può essere condotta una riunione:
- Il dibattito costruttivo: caratterizzato da una discussione aperta e costruttiva, in cui il conflitto può essere presente ma rimane relegato al contenuto della decisione e alle idee, non coinvolgendo la sfera emotiva dei partecipanti. A questo tipo di riunioni sono associate emozioni positive e quelle negative, se presenti, hanno una bassa intensità;
- Lo scontro emotivo: la discussione sconfina dal contenuto oggettivo della riunione, coinvolgendo anche la sfera emotiva del partecipante. Il piano del dibattito passa da razionale ad emotivo dove, ad essere attaccate, sono le persone oltre alle idee. Questo porta inevitabilmente a una polarizzazione delle opinioni dove ognuno cerca di uscirne vincitore.
In conclusione, una riunione efficace è un incontro che oltre agli aspetti organizzativi sa anche integrare il piano emotivo delle persone, tenendo la discussione in una dimensione costruttiva dove non c’è spazio per la soggettività e la cristallizzazione delle idee.
Beatrice Daglio, Eleonora Sgreva
Bibliografia:
Aminov, I. (2019). Decision making in the age of urgency, McKinsey.
Garvin, D. e Roberto M (2001): What you don’t know about making decision. Harvard Business Review
Mitson, R. (2020). Come organizzare un’efficace riunione di lavoro: guida passo per passo. Sherpany
Mitson, R (2020). Come gestire al meglio le riunioni aziendali: i vantaggi della valutazione dell’incontro. Sherpany
Peberdy, D. e Hammersley J. (2013). Riunioni che servono davvero. Francangeli
