Ti sarà capitato almeno una volta di essere coinvolto in riunioni aziendali poco efficaci.
Questo perché talvolta vengono compiute valutazioni poco accurate a livello di organizzazione e gestione delle riunioni stesse, come la scelta inadeguata dei partecipanti.
In questi casi si perde tempo e denaro, senza considerare la frustrazione che si genera tra le persone che vi prendono parte.
Le riunioni possono però essere uno strumento di gestione potente, garantendo la produttività e il successo dell’organizzazione.
Esse, infatti, permettono di facilitare la comunicazione, grazie alla condivisione di informazioni e la generazione di nuove idee.
Così come di prendere decisioni rapide e di qualità, attraverso il confronto tra le persone presenti e l’utilizzo di competenze eterogenee.
Vediamo allora in questo articolo come realizzare concretamente delle riunioni efficaci.
Organizzare riunioni efficaci
Innanzitutto per organizzare una riunione efficace è necessario valutare se la riunione stessa sia davvero necessaria. In seguito è essenziale definire alcuni elementi come gli obiettivi, l’ordine del giorno, i partecipanti, la durata e la location del meeting.
Step 1: stabilire gli obiettivi
Condividere informazioni, risolvere problemi e formare sono solo alcuni tra i possibili obiettivi di un incontro.
Gli obiettivi di una riunione, infatti, sono svariati e devono essere chiari, perché da essi dipende la scelta dei partecipanti che vi prenderanno parte.
Ecco qualche domanda che può aiutare a chiarire gli obiettivi del proprio meeting:
Perché voglio convocare la riunione?
Cosa voglio ottenere durante la riunione?
Cosa voglio ottenere dopo l’incontro?
Step 2: pianificare l’ordine del giorno
Il secondo passo è strutturare un ordine del giorno efficace.
Scrivere una scaletta con i temi di discussione previsti è fondamentale sia per informare i partecipanti distribuendo eventuale materiale necessario, che per monitorare l’andamento dell’incontro, assicurandosi di aver affrontato tutti gli argomenti stabiliti.
In particolare, per ciascun tema è utile definire il tempo che gli verrà dedicato e le persone responsabili. Così come le pause tra un argomento e l’altro, quando necessarie.
Inoltre, per ciascun tema è importante spiegare la finalità con cui è stato portato in riunione. Ad esempio una questione può essere semplicemente informativa (“Ti comunico che verrò a lavorare in presenza questo giovedì”), oppure riflessiva (“Ho strutturato la ricerca che mi hai chiesto. Mi piacerebbe avere la tua opinione sui parametri individuati”).
Step 3: scegliere i partecipanti
Il terzo step è selezionare i partecipanti della riunione.
Le risorse più adeguate a prendere parte ad un incontro sono quelle che possono dare un contributo significativo al raggiungimento degli obiettivi stabiliti, perché competenti ed informate in quel campo specifico.
In questo modo si riesce anche a ridurre la possibilità che ci siano persone passive durante il meeting.
Un altro modo per semplificare la scelta delle persone è pensare a dei ruoli specifici da assegnare, come: conduttore (colui che guida la riunione), timer (chi detta le tempistiche da rispettare) e segretario (la persona che prende appunti) etc.
Selezionare i partecipanti all’incontro non significa solo stabilire chi vi prenderà parte, ma anche in quanti. La dimensione del gruppo, infatti, ha un’influenza sull’esito del meeting.
Per garantire una buona efficienza il team non dovrebbe superare le 8-10 persone. È un’eccezione il caso in cui debbano solo essere condivise delle informazioni: questo scambio è gestibile anche in gruppi più grandi.
Step 4: decidere la durata e la location del meeting
Infine, non bisogna dimenticare di prestare attenzione agli aspetti logistici della riunione: il tempo e il luogo in cui si svolgerà.
Soprattutto quando l’incontro si prospetta lungo (esempio: più di un’ora e mezza) bisogna tenere presente gli impegni lavorativi dei partecipanti, in modo che tutti riescano ad essere effettivamente presenti.
Così come prevedere delle pause, se possibile al termine di un argomento. In questo modo facilitare la comprensione dei vari contenuti, mantenendo alta l’attenzione.
Il luogo del meeting, invece, può essere una stanza fisica, oppure digitale. Nel primo caso bisogna prestare particolare attenzione alla dimensione del gruppo e alla provenienza dei partecipanti. Nel caso in cui la riunione sia online è ancora più importante agire sulla durata della riunione andando ad abbassare la durata.
In generale, la scelta dell’ambiente della riunione non è un elemento superfluo, perché impatta sulla qualità della comunicazione. Si pensi, ad esempio, quanto un tavolo rotondo possa facilitare la comunicazione, poiché tutti si riescono a vedere agilmente, rispetto ad un tavolo rettangolare lungo.
Gestire la riunione in modo efficace: ecco come fare
Una volta terminata la pianificazione, la riunione può iniziare. Ecco alcuni consigli per gestirla efficacemente.
Rispettare i tempi
Per prima cosa bisogna cercare di iniziare all’orario stabilito. Ma non solo. Anche durante la riunione è importante occuparsi della gestione del tempo per riuscire a discutere tutti gli argomenti. Come abbiamo visto in precedenza, la presenza del “timer” può aiutare in questo senso.
Mantenere il focus della conversazione
Per facilitare il mantenimento del focus della discussione si può individuare un mediatore, una persona che presenta le questioni da affrontare e che aiuta a far proseguire l’incontro quando c’è il rischio di divagare in modo poco produttivo.
Coinvolgere tutti i partecipanti
Sempre il mediatore, oppure il conduttore dell’incontro può stimolare la partecipazione attiva dei partecipanti.
Le strategie per farlo sono tante, come porre domande, chiedere opinioni ed integrare aspetti emotivi e organizzativi della riunione.
Considerare lo stato emotivo dei partecipanti, oltre agli aspetti di efficienza, è fondamentale, infatti, per strutturare il meeting come un dibattito costruttivo.
Dibattito costruttivo che altro non è che una discussione aperta, in cui se si manifesta il conflitto non è pericoloso, perché riguarda i contenuti della conversazione stessa e non direttamente le persone presenti.
Prendere decisioni chiare
Al termine dell’incontro devono essere chiare a tutti le decisioni a cui si è giunti. A questo proposito può intervenire il “segretario”, che avendo preso appunti fa un recap dei punti principali emersi per poi lasciare spazio a dubbi e domande.
Assegnare i compiti
Da ultimo per trasformare le decisioni in azioni concrete bisogna suddividere le attività da svolgere e stabilire le scadenze entro cui consegnare il lavoro.
Dopo la riunione: cosa si fa?
Valutare la riunione svolta: è stata davvero efficace?
Per accertarsi della buona riuscita dell’incontro appena concluso e ottimizzarlo si può pensare ad una valutazione strutturata della riunione.
La valutazione è un momento fondamentale per raccogliere i feedback dei partecipanti e far sì che le decisioni diventino azioni concrete.
Per realizzarla bisogna scegliere gli aspetti da monitorare e progettare uno strumento da somministrare, come un questionario.
Questionario che deve essere di facile fruizione (breve, modalità semplici di risposta e domande strutturate). Una domanda tipica di un questionario è: nella riunione erano chiari gli obiettivi?
Dall’analisi dei risultati della survey è possibile individuare i cambiamenti da mettere in atto per una riunione efficace.
Annotare e monitorare le attività
Una modalità per tener traccia anche dopo la riunione delle attività da svolgere è scrivere un vero e proprio report, che documenti le decisioni prese e i passi futuri. Oggi grazie all’utilizzo di tool di AI è possibile avere con facilità dei report delle riunioni.
In aggiunta, può essere utile non aspettare la scadenza per visionare i task svolti da ciascuno, ma prevedere dei momenti di follow-up intermedi. Questo è un modo per ri-orientare il lavoro, se necessario, nella direzione sperata.
Realizzare riunioni efficaci in sintesi
In questo articolo abbiamo visto quali strategie mettere in atto per realizzare una riunione efficace.
Definire gli obiettivi, rispettare le tempistiche e valutare l’andamento delle attività sono solo alcune di queste.
Questi consigli sono fondamentali per beneficiare di tutti i vantaggi di un meeting.
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FAQ su come organizzare riunioni efficaci
Il primo passo è assicurarsi che la riunione sia davvero necessaria. Prima di convocare una riunione, è fondamentale valutare se gli obiettivi possono essere raggiunti attraverso altri mezzi, come email, telefono o chat.
È essenziale individuare chiaramente l’obiettivo della riunione. Questo aiuta a determinare l’ordine del giorno, i partecipanti, la durata e gli strumenti da utilizzare. Tutti i partecipanti devono comprendere il motivo dell’incontro e il loro ruolo all’interno del meeting.
Stilare un’agenda con il relativo ordine del giorno è cruciale. Essa dovrebbe includere i punti da trattare, gli orari di inizio e fine, e il tempo previsto per ciascun argomento. Inviare l’agenda ai partecipanti in anticipo consente loro di prepararsi adeguatamente, riducendo la durata della riunione.
Per le riunioni online, è importante utilizzare strumenti di collaborazione. Piattaforme come Microsoft Teams, Zoom o Google Meet offrono funzionalità per la condivisione di schermi e documenti, facilitando la comunicazione e la partecipazione attiva.
Favorire un ambiente inclusivo e valorizzante è fondamentale per l’efficacia. Il facilitatore deve stimolare la partecipazione, gestire i tempi e incoraggiare i contributi di tutti i partecipanti. È utile anche stabilire delle regole per mantenere il focus e ridurre le divagazioni.
Bibliografia
Doyle, M., & Straus, D. (1982). How to make meetings work. NY: Jove Books.
Johnson, B.J., & Mabry, J. B. (2022). Remote work video meetings: Workers’emotional exhaustion and practices for greater well-being. German Journal of Human Resource Management: Zeitschrift für Personalforschung, 36(3), 380 – 408.
Mitson, R. (2020). Come organizzare un’efficace riunione di lavoro: guida passo per passo. Sherpany.
Peberdy, D., & Hammersley, J. (2013). Riunioni che servono davvero. FrancoAngeli.
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