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Troppe riunioni? Ecco 5 consigli utili

Il video-meeting è senza alcun dubbio il termine più caratterizzante e rappresentativo nell’immaginario collettivo dello smart-working. Sebbene questi strumenti venissero già adoperati dalle multinazionali ben prima dello scoppio della pandemia da Covid-19, è solamente negli ultimi due anni che questo fenomeno ha conosciuto un’applicazione così capillare e costante. Basti considerare che una ricerca condotta da SensorTower nell’Aprile 2020 aveva evidenziato che applicazioni come Zoom e Skype avessero letteralmente aumentato in maniera esponenziale i propri dati di download già nelle prime settimane successive ai primi lockdown europei.

L’impiego massivo di applicazioni e software digitali per poter far fronte alle nuove sfide lavorative, tuttavia, non è necessariamente sinonimo di miglioramento dell’attività lavorativa. Si è registrato, infatti, come i dispositivi tecnologici possono portare ad un effetto estremamente dannoso se non ben regolamentati e correttamente adoperati. Nel peggiore dei casi si può incorrere nel cosiddetto over-working, ossia una modalità di lavoro completamente incontrollata non solamente dal punto di vista del carico di attività da svolgere ma anche di orario.

In particolare i video-meeting, grazie alla costante reperibilità delle persone, dovuta alla possibilità di connettersi in ogni luogo a qualsiasi orario, molto spesso vengono adoperati senza criterio o reale necessità portando svantaggi non solamente all’organizzazione ma anche al singolo lavoratore. 

Quali sono gli accorgimenti necessari da adottare per evitare un sovra utilizzo di questo strumento?

Do you really need the meeting?

La prima domanda che occorre porsi nel momento in cui si decide di pianificare una riunione è se quest’ultima sia davvero strettamente necessaria, in quanto spesso si commette l’errore di pianificare riunioni per ragioni futili che potrebbero essere chiarite attraverso e-mail.Un trucco utile che possiamo utilizzare nel momento in cui decidiamo di pianificare una riunione è quello di esplicitare il motivo nella descrizione del meeting, così da puntualizzare il focus della riunione e comunicare ai partecipanti chiaramente quale sia l’obiettivo da raggiungere. 

Invite the least number of people possible

Il secondo step consiste nell’invitare alla video riunione il minor numero di partecipanti possibili: un errore comune che si commette frequentemente è quello di invitare i propri collaboratori solamente per non farli sentire esclusi, che però può rivelarsi una tecnica controproducente che rischia di far perdere tempo e concentrazione ai propri colleghi. Si potranno aggiornare in seguito tutti i collaboratori delle decisioni prese. È utile focalizzarsi e invitare nella video riunione solamente i decision maker o i collaboratori direttamente interessati dallo specifico topic. Studi dimostrano che la dimensione ottimale di un meeting si aggira tra le 5 e 8 persone, ogni volta che vengono invitate più persone si perde la probabilità di raggiungere gli obiettivi. 

Make your meeting shorter

Il terzo consiglio da seguire è quello di cercare di rendere le video riunioni il più brevi possibili. Non è produttivo indire riunioni che durino più di un’ora, perché, se troppo lunghe, rischiano di distrarre i partecipanti dall’obiettivo del meeting. Il tempo ottimale si aggira tra i 30 e non supera i 45 minuti. Subito dopo è importante lasciare il tempo necessario ai propri collaboratori per rielaborare le informazioni appena ricevute. 

Learn to say NO

Molte volte ci sentiamo in dovere di accettare di partecipare ad ogni video-meeting che viene organizzato e a cui siamo invitati. Spesso decidiamo di agire in questo modo perché siamo preoccupati di non fare bella figura rifiutando di parteciparvi o di perdere qualcosa di molto importante. Il risultato è quello di perdere tempo prezioso che potremmo investire in altre attività più produttive ed utili.

Appena riceviamo un invito di partecipazione ad un video-meeting dobbiamo porci due importanti domande:

  • “La riunione è utile a me, al mio team o ai miei clienti?”
  • “La mia partecipazione e la mia opinione sono davvero essenziali in questa riunione?”

Se la risposta a queste due domande è negativa allora sarà meglio non partecipare alla riunione.

Schedule blocks of uninterrupted time for yourself

Se devi seguire un progetto, o più di un progetto contemporaneamente, non hai la possibilità di perdere tempo prezioso partecipando a video-meeting superflui. Fissa sempre nella tua agenda personale degli orari in cui non puoi essere disturbato, in particolare in quegli orari dove ti senti più produttivo ed efficiente al lavoro. Questo ti permette di rendere partecipi i tuoi colleghi dell’organizzazione del tuo lavoro e di quelle che sono anche le tue uniche disponibilità per un video-meeting.

In conclusione i video-meeting sono un proficuo strumento da utilizzare, al quale è difficile rinunciare. Necessario però, è non eccedere nell’utilizzo di questo metodo. Uno sfruttamento eccessivo comporterebbe, come precedentemente riportato, ad un dispendio di energie e attenzione.  

Martina Lamoretti, Michele Todesca

Bibliografia

Karl K, Virtual Work Meetings During The Covid-19 Pandemic: The Goog, Bad, and Ugly 

Johnson BJ, Remote work video meetings: Workers’emotional exhaustion and practices for greater well-being 

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